Por qué la digitalización es la clave para un mundo post-pandemia

Por qué la digitalización es la clave para un mundo post-pandemia

octubre 5, 2021 Dan Stoll

 

La otra noche, después de que se apagó la electricidad en mi casa, tropecé a través de la oscuridad para encontrar mi linterna. Estaba en el cajón inferior de la cocina donde se suponía que debía estar, pero las baterías estaban agotadas. Mientras buscaba a tientas velas y fósforos, recordé que tenía la intención de reemplazar las baterías después del último corte de energía, pero nunca lo conseguí. Pensé que estaba preparado, pero me equivoqué.

Cuando se trata de digitalización y automatización, muchas organizaciones son como yo: pensaron que estaban preparadas, pero la pandemia de COVID-19 reveló que estaban equivocadas. El problema no es simplemente que algunas organizaciones no se hayan digitalizado, sino que entre las que sí lo han hecho, el paso al trabajo remoto como resultado de la pandemia ha revelado brechas en su automatización. Pero no todo son malas noticias: la realización puede ser un catalizador para que las organizaciones expandan y reconsideren su estrategia y procesos de automatización.

Tomemos, por ejemplo, la incorporación de nuevos empleados y proveedores. Antes de COVID, a una persona o empresa se le daba una pila de formularios para completar y firmar. Eso ahora tiene que hacerse virtualmente, por lo que los formularios deben actualizarse para permitir las firmas electrónicas.

Pero va más allá de la simple digitalización, a la automatización completa. Porque si pones 20 páginas de formularios en línea, todavía son 20 páginas de formularios. El siguiente paso es reimaginar el proceso por completo.

Por ejemplo, entre los formularios de incorporación estarán los relacionados con el código de conducta de una empresa y las políticas de acoso sexual. En lugar de un formulario, ¿por qué no hacer que una persona de recursos humanos grabe un video corto que un nuevo empleado pueda ver y firmar electrónicamente?

Ese es un ejemplo simple, pero existe el potencial de utilizar la digitalización para mejorar el lugar de trabajo y el mundo en general. Como escribió Suphachai Chearavanont en un artículo de opinión para el Foro Económico Mundial,"La pandemia es una llamada de atención para que las empresas tengan un plan para lidiar con las interrupciones para garantizar la continuidad del negocio. También es un momento decisivo que marcará el proceso de aceleración acelerada para la digitalización en toda la sociedad".

 

Jefe encubierto

En el programa de televisión, "Undercover Boss", los CEOs trabajan en sus empresas disfrazados para comprender los desafíos que enfrentan los empleados en el terreno. El paso al trabajo remoto ha hecho que muchos CEOs se encubriran jefes. Ahora están en casa junto con las bases, tratando de hacer el trabajo y enfrentándose a las mismas limitaciones de automatización que su personal.

Antes de la pandemia, tuve muchas discusiones con organizaciones sobre cómo mejorar sus procesos de automatización que seguían el mismo patrón: estaban completamente a bordo hasta que señalé que tendríamos que rediseñar los miles de PDF que ponían en línea. Entonces, en lugar de tener que escribir que vivo en Montana, podría marcar una casilla, o podría escribir mi dirección y el estado se completaría automáticamente a través de una aplicación como Google API. Ese es el punto en el que el ejecutivo diría que el proceso fue demasiado difícil y que el proyecto se estancó.

Ahora, los CEOs y CIOs están trabajando desde casa y necesitan interactuar con su negocio y se preguntan por qué están usando sistemas arcaicos, por qué todavía están usando formularios PDF y por qué tienen que escribir la misma información cien veces. Están hablando con sus amigos y colegas cuyas empresas son completamente digitales y se dan cuenta de que los métodos de su propia empresa los están frenando.

Por lo tanto, la pandemia ha resultado en la presión sobre las organizaciones de arriba hacia abajo. El trabajo remoto ha revelado las brechas en la automatización para los "jefes encubiertos" y está acelerando el impulso para reimaginar la automatización. Porque la realidad es que el mundo nunca va a "volver a la normalidad". Va a haber una nueva normalidad con un modelo de trabajo híbrido. Y eso significa, para citar a McKinsey & Company,"la recuperación será digital".

 

Chearavanont cita la atención médica, las telecomunicaciones y la agricultura como sectores que pueden "aprovechar la tecnología para tener un impacto positivo en la sociedad". También señala la mejora de las habilidades y el reciclaje como áreas donde la automatización puede mejorar la vida de las personas a nivel individual.

Todos estos son objetivos elevados y dignos. La C-suite puede comenzar preguntando a sus especialistas en TI y PMO: "¿Qué debemos hacer para ayudar a nuestra organización a adaptarse a esta nueva normalidad?" Porque estos son los expertos que van a tener las soluciones; estas son las personas que van a saber cómo llenar esos vacíos y garantizar que la organización esté preparada para la nueva normalidad y el próximo desafío.

De esa manera, cuando su organización necesite una linterna, no estará dando vueltas en la oscuridad.